Tutorial pengelolaan buku perpustakaan

Ada 3 aspek mendasar dan penting dalam manajemen kearsipan yang bisa diterapkan pada pengelolaan buku perpustakaan.

1. Coding/numbering.

Penataan atau peletakan buku haruslah memenuhi syarat utama: mudah ditemukan. Ini mudah jika koleksi buku sedikit, namun jika koleksi banyak, anda membutuhkan suatu system penataan yang dipahami pengguna perpustakaan.

Umumnya penataan buku di perpustakaan menggunakan beberapa variable, antara lain:

•  Jenis buku
• Nomer buku

Jadi, mula-mula buku dikelompokkan menurut kategori seperti, antara lain:

• Bahasa dan budaya,
• Agama,
• Sains,
• Ilmu computer,
• Pengembangan diri,
• Fiksi
• Sejarah
• Biografi,
• Pendidikan
• Pelajaran
• Tutorial book atau ragam kriya dst

Dalam penggolongan ini seringkali ada irisan-irisan atau gabungan. Seperti misalnya seri pengembangan diri yang didalamnya kental dengan nilai-nilai agama. Atau yang gabungan seperti, ilmu computer termasuk dalam ilmu sains. Dalam kasus irisan maka golongkan dia kedalam kategori yang lebih banyak dicari. Seperti contoh pertama, maka lebih baik meletakkannya di kategori buku pengembangan diri. Untuk kasus kedua, jika buku yang berhubungan dalam jumlah banyak maka memang lebih baik di spesifikkan. Namun jika buku dalam jumlah sedikit, maka cukup dijadikan menjadi satu kategori. Seperti kategori budaya, sejarah dan biografi bisa dijadikan satu kategori menjadi ilmu social.

Selanjutnya buat kode untuk pengkategorian tersebut yang kemudian dapat dijadikan identitas kolom rak, atau rak itu sendiri. Kode bisa berupa huruf atau angka. Missal:

Bahasa dan budaya	A
Agama	B
Sains	C
Ilmu Komputer	D
Pengembangan diri	E
Fiksi	F
Sejarah	G
Biografi	H
Pendidikan	I
Pelajaran	J
Tutorial book dan ragam kriya	K

Kode bisa diganti angka, missal 01 untuk buku Bahasa dan Budaya, 02 untuk buku agama dst

Selanjutnya buku yang sudah dikelompokkan diberi nomer. Penomoran ini tidak perlu berurutan misalnya, urut abjad judul atau penulis. Cukup beri nomor berdasarkan buku yang pertama masuk. Ini untuk menghindari kerumitan jika ada buku baru yang masuk dan ternyata abjad awal judulnya A misalnya. Ia tidak dapat diselipkan begitu saja di jajaran buku dengan judul berawalan A.

Beri 4 digit penomoran dengan pemisahan, menjadi sbb: 00 – 00. Perpustakaan dengan koleksi ribuan itu pencapaian yang dahsyat. Dan jika itu terjadi penomoran bisa diperbaiki tanpa harus mengulang dari awal.

Jadi penomoran buku akan menjadi sbb:

A 00 – 01, A 00 – 02, A 00 – 03, A 00 – 04

H 01 – 01, H 01 – 02, H 01 – 03, H 01 – 04 dst

Untuk kode kategori buku yang menggunakan angka, maka menjadi:

01.00.01, 01.00.02, 01.00.03, 01.00.04

05.01.01, 05.01.02, 05.01.03, 05.01.04 dst

Input data buku dan kodenya pada formulir data buku secara manual di buku induk atau di file computer.

2.   Filling/penataan

Pada proses filling, sebaiknya tiap kategori terpisah. Meski jumlah buku masih sedikit, tetap pisahkan satu kategori dengan yang lain. Jangan dicampur. Atau kalaupun terpaksa karena ketersediaan rak atau tempat pajangan yang terbatas antara kategori satu dan lain bersebelahan tidak apa-apa namun diberi partisi yang tegas.Untuk buku yang tidak terlalu banyak

Untuk buku yang banyak

Untuk buku yang tidak terlalu banyak

A

B

C

Untuk buku yang sedikit

A	B
C	D
E	F

Penataan buku harus urut sesuai penomorannya. Dengan ketentuan itu pula, jika buku selesai digunakan oleh pelanggan, sebaiknya jangan biarkan dia mengembalikan sendiri. Sediakan keranjang atau tempat untuk meletakkan buku yang selesai digunakan sementara. Kemudian buku ditata oleh petugas perpustakaan yang mengetahui aturan filling buku ini.

3.  Pelacakan/ Tracing

Selain penomoran dan penataan buku, hal lain yang tak kalah penting adalah pembuatan tracer. Tracer adalah alat untuk melacak keberadaan buku. Ia dibuat untuk mewakili buku tersebut jika sedang dipinjam dalam jangka waktu lama. Tracer dibuat dari kertas yang tidak mudah rusak dan sobek. Bisa menggunakan kertas karton atau kertas Ivory, atau marga. Hal yang wjib tercantum pada buku antara lain:

• Kode buku, ditulis dengan besar dan mencolok, kalau perlu pada sisi folder sign supaya mudah terlihat
• Identitas buku: Judul, penulis, tahun terbit, dan penerbit.
• Table data peminjam, yang terdiri dari: Nomer, nama, tanggal pinjam, tanggal kembali, tanda tangan/stempel

Contohnya sbb:

 

Letakkan tracer pada sampul belakang buku bagian dalam dengan membuat kantong dari kertas. Oleh karena itu, sebaiknya ukuran tracer dibuat lebih kecil dari buku yang paling kecil yang dimiliki perpustakaan.

Selanjutnya sediakan rak, atau cabinet kecil untuk meletakkan tracer dari buku yang sedang dipinjam.

A	B	C
D	E	F
G	H	I

Jika ada buku yang dicari dan tidak ditemukan di rak maka petugas tinggal mengecek di rak tracer apakah ada tracer atas nama buku tersebut disana. Jika memang ada, maka dapat diperoleh informasi bahwa buku tersebut sedang dipinjam. Siapa yang pinjam dan perkiraan akan dikembalikan tanggal berapa.

Demikian tutorial ini dibuat. Terus terang tidak ada literature formal yang saya gunakan untuk menyusun tutorial ini. Saya hanya mengandalkan pengetahuan manajemen kearsipan yang pernah saya pelajari secara formal dan praktek di bagian filling unit rekam medic di beberapa rumah sakit.

Ini hanya tutorial penataan buku. Sedangkan untuk manajemen perpustakaan sendiri dibutuhkan system dan alat lain, seperti buku tamu, daftar peminjam, data buku, data asset dll. Namun untuk itu saya tidak memiliki pengalaman dan kemampuan. Terimakasih.

*lagi serius bin garing :D